テレワークにおけるコミュニケーションのコツ

コロナ渦の影響で、テレワークが流行っています。
テレワークではコミュニケーションの取り方が変わるため、チャットでのやりとりに慣れていない技術者がコミュニケーションの取り方に悩むという姿を目にします。

先日、相談に乗る機会があったので、それを元にうまくコミュニケーションを取るコツを書いていきたいと思います。

1.姿が見えない環境であることを意識する

テレワークでは相手の姿を見ずにコミュニケーションを取ることが多いです。
そのため、表情やしぐさを読み取り円滑にやりとりするということができません。
友好的な態度、意欲的な態度、切迫した状況、等はチャット上で示す必要があります。

友好的な態度は、顔文字や絵文字を使い表情を豊かにすることで示すことができます。
例えば、Slackでは顔文字や絵文字が登録されています。
登録されている顔文字や絵文字であれば、使って問題無いと思います。

意欲的な態度は、文字で示すしかありません。
対面のコミュニケーションとは異なり、文字に起こさないと察してくれません。
仕事が欲しい場合は、手が空いたから仕事が欲しい、と明確に書く必要があります。
そこで作業が無いと言われた場合は、自分で作業を提案する必要があります。
(ドキュメントの改善、自分が携わるシステムの勉強、等)

切迫した状況を伝えるには、現在の状況や作業の期限を明確に書く必要があります。
音声でチャットしたい、と書くだけでも暗に急ぎであることを示すことができます。
音声チャットは、相手の時間を取らせる代わりに、早く要件を終わらせられます。

2.どれが自分の書き込みなのかを認識しやすいようにする

リアルのコミュニケーションでは顔や声で個人を認識できます。
しかし、文字だらけのチャットでは、すぐに個人を認識できない場合があります。
これはコミュニケーションを難しくさせ、時に認識齟齬の原因にもなり得ます。

そのため、チャットツールのアイコンやアバターを設定すると良いです。
アイコンやアバターにより、視覚的に個人を認識することができるようになります。

3.スルーされても気にしない

リアルのコミュニケーションでは、声をかければ何かしら反応が来ます。
しかし、テレワークでは、チャットに書き込んでも長時間反応がないことがあります。
これは不安に思うかもしれませんが、多くの場合は問題ありません。
システム開発は、作業の性質上、作業に没頭する時間が必要です。
作業に没頭している時はチャットに気付きにくくなります。
そのため、長時間反応がなければ、作業に没頭しているだけだと思いましょう。

本当に急ぎの時は、チャットとは別ルートで通話を申し込むと良いです。
逆に言うと、作業に没頭する時も、別ルートの申し込みはチェックするべきです。


いかがでしたでしょうか?

チャットでは、リアルのコミュニケーションとは異なるコツが必要になります。
コロナ禍が収まった後もテレワークが実施され続ける可能性もあるので、これを機に慣れておくと良いと思います。
SNSや、プライベートの趣味のチャットと似通った部分もあるので、これらのことをついでに始めても良いかもしれません。

Word:改行時に勝手に番号が割り振られないようにする

Wordを使っていて思い通りに文書が書けないことは良くあります。
良くある悩みの一つは、「勝手に番号が振られてしまう」というものです。

例えば、「1.ほげ」と入力して、Enterを押下すると、以下のように勝手に番号が振られます。

「1.」と入力すると、段落が入力されたものだとWordの内部で判断されるため、このような挙動となります。

お勧めの解決法は、Shift+Enterで改行することです。
Shift+Enterで改行することで、「箇条書きは続いているけど次の箇条書きには移っていない」とWordの内部で判断され、内部的にも見た目的にも上手い具合になります。 次の箇条書きに移りたい時は、Enterで改行すれば良いです。

なお、よく見る解決法として、箇条書きの自動設定をオフにするという方法があります。
しかし、この方法には、既定の設定を変更するのは面倒という欠点があります。
また、自動で箇条書きになるというのを理解していれば箇条書きしたい時にEnter一つで箇条書きにできるので、箇条書きの設定は必ずしも不便な設定というわけではないです。

他の解決法としては、自動的に番号が振られた後にCtrl+zで自動操作を戻し箇条書きを解除するという方法が挙げられることもあります。
この解決法を用いると見た目を整えることはできますが、改行した箇所以降は箇条書きではないとWordの内部で判断されてしまいます。
箇条書きの機能自体は理解していれば便利(例えば目次を自動で作ることができる)なので、Wordの良さを活かすという意味で言うとこの解決法もあまり良くありません。
(見た目だけ整えれば良いのであれば、それこそExcel方眼紙の方が良いという話になってしまいます)


いかがでしたでしょうか。

SIerの業界では「Excel方眼紙は慣れているけどWordには慣れていない」という人が少なくないと感じたので、このような記事を書いてみました。

ちなみに、Word以外にも、Enterだと段落が変わりShift+Enterだと通常の改行が行われる、という挙動のソフトウェアが存在します(例えばコミュニケーションツールのConfluence)。
Shift+Enterは半ば一般常識化している面もあるので、通常の改行はShift+Enterで行うという癖を身に付けておいても良いかもしれません。

Windows環境でツールを入れずにMySQLのUTF-8の日本語項目を操作する

Windows環境でMySQLを使う場合、UTF-8の日本語項目の操作が難しいです。
というのも、コマンドプロンプトでMySQLを操作する場合、chcpコマンドでコードをUTF-8(65001)に設定してしまうと日本語が扱えなくなってしまうためです。
(コマンドプロンプトでUTF-8に設定した場合、レジストリで設定変更しない限り日本語のフォントを使えなくなってしまう。日本語を入力することができず、出力時も文字化けする。)

ツールを入れればこの問題は解消するのですが、ツールを入れるのが面倒な場合は、UTF-8で書かれたテキストファイル(.sql)とバッチファイル(.bat)を組み合わせることで日本語項目を操作することができます。
以下、日本語項目をinsert・selectする例です。mysql.exeへのパスは通っているものとします。

【前提】

・データベースのユーザとパスワード

ユーザ  :root
パスワード:root

・データベース名(スキーマ名)

sample

・対象テーブル(DDL)

【insertする例】

・Insert.sql

・Insert.bat

・バッチファイルをダブルクリックした結果

userテーブルにデータが挿入される。日本語項目も正しく挿入される。
(後のselect結果で確認する)

【selectする例】

・Select.sql

・Select.bat

・バッチファイルをダブルクリックした結果

C:\tmp\hoge.txt に下記のように出力される。
(出力ファイルはtab区切り・改行コード\n)


いかがでしたでしょうか。

自宅PCで立てた環境での話を記事化したものですが、まさかコマンドプロンプトでUTF-8の日本語のフォントが扱えないとは思いませんでした。
Windows環境なのであれば、初めからShift-JISで実装した方が楽かもしれません。

Excel・VBA:始めてのマクロの作り方(Hello World)

Excelのマクロ(VBA)の作り方の紹介です。
マクロを使える設定にしてから、「Hello World」をポップアップで表示するボタンを作成し、保存する所まで紹介します。
Excelのバージョンは Excel 2013 とします。

手順1:マクロを開発可能にする

Excelの任意のファイルを開き、「ファイル」タブを開く。
「ファイル」タブの「オプション」を選択する。

オプションが表示されるので、「リボンのユーザー設定」タブを選択し、「開発」のチェックボックスをONにし、「OK」を押下する。

手順2:マクロ有効ブックとしてファイルを保存する

「ファイル」タブを開き、「名前を付けて保存」を選択する。
保存する際、ファイルの種類を「Excel マクロ有効ブック(*.xlsm)」を選択する。

手順3:ボタンを作成する

「開発」タブの「挿入」から「ボタン(フォーム コントロール)」を選択する。

任意の場所にボタンを作成すると、「マクロの登録」ウインドウが開く。
ここで「新規作成」を選択する。

ソースコードの入力画面に遷移するため、下記のように記述する。
(ボタンの名前が「ボタン1」の場合)

手順4:ボタンの稼働確認をする

手順3で作成したボタンをクリックする。
「hello world!」と書かれたポップアップが開くことを確認する。


いかがでしたでしょうか。

今回の例はごく平易です。
しかし、ここまでできるようになれば、プログラム言語の経験者であれば自分で調べながら実務レベルのマクロを作ることができるようになります。
VBAはプログラム言語の一つですので一般的なプログラム言語に備えられている機能は一通り揃っていますし、それをセル参照・更新の機能と組み合わせれば、色々な作業の自動化が可能になります。

これからも役に立つ情報を発信していきたいと思います!

エクスプローラ上でフォルダを任意の順番で並べる

エクスプローラ上でフォルダを任意の順番で並べたい場合、多くの場合は「00_…」「01_…」のような形で番号を割り振り、名前で並び替えると思います。
しかし、フォルダに番号を振らずに作業を進め、既に数多くのリンクが貼られてしまったような状況では、番号を振り直すのが難しくなります。

その場合、更新日時を任意の順番にし、更新日時で並び替えるようにすると良いです。
更新日時を任意の順番にするには、Windows PowerShell を使って自動的で更新日時を更新できるようにすると良いです。
(更新日時が更新されてしまった場合は Windows PowerShell のスクリプトを実行することで更新日時を元に戻す必要は出てきてしまいますが、そこまで面倒ではないと思います)

例えば、以下のようなフォルダ構成になっていて、「hoge」→「fuga」→「piyo」の名前に並び替えたい場合

以下のようなバッチを用意して実行します。

・FolderSort.bat

・FolderSort.ps1


「FolderSort.bat」をダブルクリックして実行すると更新日時が「hoge」→「fuga」→「piyo」の順番になるように更新され、更新日時で並び替えることで「hoge」→「fuga」→「piyo」の順番になります。


あけましておめでとうございます!

今回は新年ということで、ちょっと軽めというか、小ネタを投稿してみました。
Web検索で良く出てくるのはレジストリを変更する方法とフリーソフトを使用する方法ですが、前者は変更をミスした場合のリスクが大きいですし、後者はセキュリティ上のリスク等が出てしまいます。現場のポリシー次第ではどちらもできないこともあります。
そこで、今回は、更新日時を利用する方法を紹介してみました。
もしお役に立てれば幸いです!