ヘッダレコード・データレコード・トレーラレコードとは

企業間でやりとりするファイルで見かけることがあるフォーマットとして、レコードが「ヘッダレコード」「データレコード」「トレーラレコード」に分かれているフォーマットがあります。
ファイルの中間部分にあたる「データレコード」に取り扱うデータを格納し、ファイルの冒頭と終了にあたる「ヘッダーレコード」「トレーラレコード」で日付や件数といった付加情報を与える、というのが特徴です。

以下で、「ヘッダレコード」「データレコード」「トレーラレコード」の簡単な説明と使用例を記載します。

【それぞれのレコードの説明】

・ヘッダレコード

ファイルの１レコード目のレコード。
一般的には、そのファイルが何日のデータなのかが記載される。

・データレコード

ファイルの中間レコード。
実際にやりとりするデータの中身が記載される。

・トレーラレコード

ファイルの最終レコード。
一般的には、そのファイルのデータレコード件数が記載される。

【フォーマット例】

取扱商品ファイルを想定した例を記載します。
可変長のCSVファイルを想定します。
（固定長の場合も多いです。固定長の場合は、カンマ区切りではなくバイト数で区切ることになります。）

・ヘッダレコード

１項目目：ファイル区分（1がセットされる）
２項目目：ファイル作成日付（YYYYMMDD）

・データレコード

１項目目：ファイル区分（2がセットされる）
　※5がセットされることも多いです
２項目目：商品コード（7桁の数値）
３項目目：商品名（全角文字）
４項目目：値段（数値）

・トレーラレコード

１項目目：ファイル区分（9がセットされる）
２項目目：データレコードの件数（数値）

【ファイルのレコード例】

【ファイル受信時の処理例】

ヘッダレコードやトレーラレコードは、受信側のチェック処理に利用できます。
以下、ファイルを１レコード目から順番に読む場合の処理例について記載します。

・ファイル区分が1の時

１レコード目がファイル区分1でなければ異常終了。
（送信側が中間ファイル等誤ったファイルを送信することを想定）
バッチ日付と比較し一致しなければ異常終了。
（送信側が誤って過去ファイルを送信することを想定）

・ファイル区分が2の時

業務上必要な処理を実行。

・ファイル区分が9の時

最終レコードのファイル区分が9でなければ異常終了。
（ファイルを全件受信できていないことを想定）
件数がファイル区分2のレコード数と一致しなければ異常終了。
（ファイルを全件受信できていないことを想定）

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ここからは応用です。

拡張性を確保するために、データレコードの種類を増やすという手段が有効になることがあります。
種類が異なるデータレコードをファイルに含める場合、データレコードのフォーマットを変えてしまうと、フォーマットが複雑になることで書き込み・読み込み処理が複雑になったり、フォーマット変更時の影響が全種類のデータレコードに出てしまったりします。
しかし、種類毎にデータレコードを用意することで、１つ１つのフォーマットが複雑になることを防いだり、フォーマット変更の影響が当該種類内のデータレコードに限定させることができます。

フォーマットと処理の例としては以下の通りです。
商品の種類毎にデータレコードの種類を変えることで、データ体系の違いを吸収している所がポイントです。
（１つのデータレコードにしてしまうと、１つのデータレコードに「食品商品コード」と「玩具商品コード」が含まれることになり、どちらを書き込むか・読みこむかの判断が必要になってしまいます。また、食品若しくは玩具にだけ新たな項目を追加する時に、追加が必要無い方の種類の商品の考慮も必要になってしまいます。）

【フォーマット例】

・ヘッダレコード

１項目目：ファイル区分（1がセットされる）
２項目目：ファイル作成日付（YYYYMMDD）

・食品データレコード

１項目目：ファイル区分（2がセットされる）
２項目目：食品商品コード（7桁の数値）
３項目目：商品名（全角文字）
４項目目：値段（数値）

・玩具データレコード

１項目目：ファイル区分（2がセットされる）
２項目目：玩具商品コード（6桁の数値）
３項目目：商品名（全角文字）
４項目目：値段（数値）

・トレーラレコード

１項目目：ファイル区分（9がセットされる）
２項目目：データレコードの件数（数値）

【ファイルのレコード例】

【ファイル受信時の処理例】

・ファイル区分が1の時

１レコード目がファイル区分1でなければ異常終了。
（送信側が中間ファイル等誤ったファイルを送信することを想定）
バッチ日付と比較し一致しなければ異常終了。
（送信側が誤って過去ファイルを送信することを想定）

・ファイル区分が2の時

業務上必要な食品向けの処理を実行。

・ファイル区分が3の時

業務上必要な玩具向けの処理を実行。

・ファイル区分が9の時

最終レコードのファイル区分が9でなければ異常終了。
（ファイルを全件受信できていないことを想定）
件数がファイル区分2～3のレコード数と一致しなければ異常終了。
（ファイルを全件受信できていないことを想定）

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いかがでしたでしょうか。

モダンなシステムではあまり使われることが少ないファイルフォーマットかもしれませんが、レガシーなシステムでは使われることが多いフォーマットです。
レガシーなシステムとの連携では頻出なので、このファイルフォーマットの特徴を覚えておくと会話や理解がスムーズになるでしょう。