効率的な会議で生産性向上と協働を実現する方法

仕事を進める上で、関係者間で情報共有や意思決定を行う会議は欠かすことができないものです。

例えば、以下の目的で会議は必要になります。

管理表やチケットで管理されたタスクの棚卸
要件や作業状況等のヒアリング
問題に対する対応案の検討
成果物に対する方針確認やレビュー

会議を上手く運営することで、仕事をスムーズに進めることができます。
しかし、会議には複数の人の時間を取らせてしまうという問題もあるので、効率的な運営が欠かせません。

この記事では、会議を効率的に進めるために心掛けるべきことを記載します。

(1)会議開催の判断

会議を行う利点として、リアルタイムに相互にコミュニケーションが取れるというものがあります。
逆に言うと、その利点を活かせないのであれば、会議を行わずに、テキストベースでやりとりして各自が作業した方が効率は良いです。

リアルタイムでの相互のコミュニケーションが必要になる場面としては、他の人の反応により結論が変わりやすい場面になります。
例えば、要件のヒアリングは、話を聞くまでどのような話（結論）になるか予測するのか難しいため、会議を開催する必要性が高いです。
逆に、プログラムの不具合の調査は、不明点が見つからない限りは自分一人で結論を出すことができるため、会議を開催する必要性は薄いです。

このように、まずは、会議を行う必要があるかどうかを考えるべきです。

ちなみに、この時点で誰とリアルタイムにコミュニケーションすれば良いかが見えるので、会議に召集する必要がある参加者も自ずとイメージできると思います。

(2)会議の日時設定と準備

会議を行うためには、事前の日時設定と準備が欠かせません。
これらは順番が前後しても構いませんが、どちらも必ず行う必要があるものです。

・会議の日時設定

会議の準備の一貫として、参加者の時間を押さえる必要があります。

特に、組織の上位者は会議参加や外出の頻度が高く、空いていない時間が多いので、上位者から先に押さえるのがポイントになります。

会議の時間を押さえるのが難しいのであれば、時間設定を先に行ってしまった方が良いです。
会議への参加が必須ではないメンバーについては、任意参加という形で会議が存在することだけ通知し、参加するかどうかを判断してもらい、参加しないにしても後で結果を展開する、という形にすると良いです。

・会議の準備

会議を行うことを決めたら、下準備をします。
会議中に自分一人で行うべきタスクを実施してしまうと時間の浪費につながるので、そのような作業は予め実施しておいた方が良いです。
この準備に時間を要するのであれば、早い段階から着手するべきです。

例えば、タスクの棚卸を行うのであれば、自分が把握しているタスクは全て管理表やチケットとして起票するべきです。
また、成果物のレビューを行うのであれば、レビュー対象の成果物を叩き台の形で良いので一旦作成する必要があります。

他の参加者に準備を依頼するのであれば、先にその旨を通知すると良いです。
準備の依頼が必要ないように思える場合についても、予め準備したいと考える参加者がいる可能性があるため、その場合も会議の議題やアウトラインは先に通知することが望ましいです。

(3)会議開催と議事録作成

(1)と(2)を実施できていれば、会議の目的も内容も明確であるため、準備時に考えていた通りに会議を進めるだけです。

ここで重要になるのは、会議の中で結論を決めることです。
より具体的に言うと、誰が何をやるのか、という次のアクションを決める必要があります。

例えば、要件のヒアリングであれば、ヒアリング結果を元に誰がいつまでに次の提案を行うのか、ヒアリングしきったのであれば誰がいつまでに要件定義書に書き展開するのか、ということを決める必要があります。
また、成果物のレビューであれば、誰がいつまでにレビューの指摘事項に対応するのか、を決める必要があります。

会議結果の共有や備忘のため、議事録のようなドキュメントに残し展開することも重要です。
最低限、会議の結論と、関係者が結論を理解する上で必要な背景を記載して展開した方が良いです。

一人の力では大きなプロダクトは作成できないので、協働をスムーズに行うためのソフトスキルを持った技術者は重宝されます。
ソフトスキルには、今回の記事で取り上げたような会議の運営に関するスキルも含まれ、システムエンジニアやリーダーのような上位者にとっては重要なスキルです。

と言っても、技術者として仕事をするのであれば、プログラマーとしての個のスキルを固めるのが前提になります。
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